Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Nutzen, Tools
Vorteile einer Ressourcenplanung
- Alle Ressourcen im Blick behalten
- Freie Sachressourcen (z.B. Besprechungsräume) schnell identifizieren und nutzen
- ein fristgerechtes Erledigen von Projektaufgaben und Aufträgen sicherstellen
- Auslastung der Mitarbeiter überwachen, um einer Überlastung vorzubeugen
- Ressourcen gewinnbringend einsetzen
Wozu dient eine Ressourcenplanung?
Eine Ressourcenplanung sorgt dafür, dass freie Ressourcen schnell identifiziert und gewinnbringend eingesetzt werden können und wird besonders in Produktion, in Projektcontrolling Software und im Service Management eingesetzt. Bei den Ressourcen werden zwei große Bereiche unterschieden: Sachressourcen, zu denen Schulungsräume und Maschinen zählen sowie Personalressourcen. Die Ressourcenverwaltung muss möglichst übersichtlich gestaltet sowie leicht verfügbar sein – und in die entsprechende IT-Struktur eingebunden werden. Eine Ressourcenplanung geht deswegen oft Hand in Hand mit einer Arbeitszeiterfassung und Business Intelligence.
Planung von Personalressourcen
Im Projektmanagement spielt die Identifizierung von passenden Mitarbeitern für zu vergebende Aufgaben eine wesentliche Rolle. Insbesondere, wenn Mitarbeiter mehreren Projekten zugeteilt sind, ist es wichtig, ihre Auslastung im Blick zu behalten. Sind die Mitarbeiter überlastet, kann dies die Projekte gefährden, da die Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht termingerecht erledigen können – und gegebenenfalls sogar krankheitsbedingt ausfallen.
Grundsätzlich gilt: je genauer sich die Auslastung bestimmen lässt, desto detaillierter kann die Personalplanung durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass alle Tätigkeiten, die der Mitarbeiter erledigen soll, dokumentiert und geplant werden sollten – natürlich unter Berücksichtigung von Pufferzeiten für kurzfristige Aufgaben. Auch ist für jede Aufgabe eine Aufwandsschätzung erforderlich. So sehen Projektverantwortliche sofort, wer noch freie Kapazitäten hat und für das jeweilige Projekt eingeplant werden kann. Auch beim Ausfall eines Mitarbeiters ist es so möglich, schnell Ersatz zu finden. Das Erfassen aller Aufgaben mag einen hohen Verwaltungsaufwand darstellen – dafür ermöglicht es Planungssicherheit. In der Praxis scheitern viele Projekte gerade deswegen.
Planung von Sachressourcen
Zu den Anlagen- und Sachressourcen gehören beispielsweise Besprechungsräume, Anlagen, Software-Lizenzen und vieles mehr. Die Ressourcen sind im Unternehmen vorhanden und werden nicht nur vom Projektteam genutzt. Deswegen ist es wichtig, im Vorfeld gegebenenfalls zu klären, mit welcher Priorität Zugriff auf die Ressourcen erfolgen kann und welche Ressourcen sich einsetzen lassen. Eine weitere Vorgehensweise besteht darin, eine Buchungsübersicht über die Kapazitäten zu erstellen.
Bei einem Besprechungsraum ist ein entsprechender Ressourcenplan bzw. eine Raumplanung einzurichten. Jeder, der den Raum buchen möchte, hat dies in ein entsprechendes Dokument oder eine Datenbank einzutragen. Der, der den Raum zuerst bucht, kann ihn für den angegebenen Zeitraum nutzen. Die Raumplanung steht im Idealfall allen autorisierten Personen zur Verfügung, sodass stets bekannt ist, welche Räume verfügbar sind – und welche nicht. So ist für alle Mitarbeitern möglich, über die freien Ressourcen zu verfügen und Besprechungen sicher zu planen.
Um eine größtmögliche Kostentransparenz zu erlangen, ist es notwendig, die Sachkosten zu bewerten. Deswegen ist es sinnvoll, entstandene Kosten - zum Beispiel die Bewirtungskosten eines Besprechungsraums – auf das entsprechende Projektbudget zu buchen.
Weitere Anwendungsgebiete der Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist nicht nur für die Projektarbeit essentiell. Es ist in vielen Bereichen wichtig, freie Ressourcen zu nutzen. Grundsätzlich können damit alle Arten von Unternehmensaufgaben verwaltet und zugeteilt werden. Ein Ressourcenmanagement findet deswegen auch in den Bereichen Vertrieb, Marketing oder Service Verwendung und kann Bestanteil von einem CRM System sein. Besonders im Service Management ist es wichtig, zu sehen, welche Mitarbeiter und welche Sachressourcen – zum Beispiel Fahrzeuge – für einen Einsatz zur Verfügung stehen. So ermöglicht eine Ressourcenplanung auch in diesen Bereichen Transparenz.
Ressourcenplanung als Teil von Software-Lösungen
Um den Überblick über Sachressourcen sowie Personalressourcen mit ihren Aufgaben und ihrer Auslastung im Blick zu behalten, bietet sich eine Ressourcenplanung Software an. Wichtige Funktionen sind hierbei eine grafische Plantafel sowie eine ansprechende Übersicht darüber, wie hoch die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter ist.
Funktionen einer Ressourcenverwaltung
- Übersichtliche Darstellung – zum Beispiel über eine grafische Plantafel
- Darstellung der Auslastung einzelner Mitarbeiter
- Plantafeln für Besprechungsräume, Serviceeinsätze und vieles mehr
- Verknüpfung der Ressourcenplanung mit Service Management und Projektmanagement
Die Ressourcenplanung sollte verzahnt mit den anderen EDV-Systemen arbeiten – insbesondere mit der Projektcontrolling Software und der Kommunikationssoftware. Im Idealfall ist im Unternehmen eine ERP Software im Einsatz, die alle Prozesse – vom Projektmanagement über Zeiterfassung bis hin zur Ressourcenplanung und zur Rechnungsstellung - in einem System abbildet. Dies gewährleistet einen umfassenden Überblick, da alle Daten in das System fließen sowie ausgewertet werden können und verringert manuelle Datenpflege.
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