Mit v.Soft® weg von Insellösungen und hin zu Automatisierung – und mehr Wachstum
FTC Functional Training Company GmbH
Kunde seit 2017
25–35 Mitarbeiter
Sportarktikel
Schulungen
E-Commerce
B2B und B2C
FTC ist eines der führenden Handelsunternehmen für Sport-, Trainingsequipment und -ausstattung sowie Anbieter von Seminaren aus dem Bereich Functional Training aus München. Die bekannteste Marke von FTC ist Perform Better, ein Onlineshop für hochwertiges Trainings-Equipment. FTC kam mit ehrgeizigen Wachstumsplänen zu Vepos, denn um diese Pläne umzusetzen fehlte etwas Entscheidendes, das v.Soft bietet: eine einheitliche Datengrundlage.
Mit v.Soft gelang es, alle Unternehmensprozesse in einer Software zu bündeln und neue, datengestützte Einblicke in das Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig konnte so der Online-Handel automatisiert werden.
Durch den Zukauf sowie die Ausgliederung von Firmen setzte der anvisierte, starke Wachstumsschub ein, den FTC erfolgreich mit v.Soft stemmen konnte. Auch die Fusion mit einem Marktbegleiter verlief reibungslos: die Daten des Unternehmens ließen sich aus dem vorher eingesetzten ERP-System einfach in v.Soft importieren, sodass eine einheitliche Datengrundlage geschaffen wurde.
„Vepos hat ein Top Team und ist sehr kundenorientiert. Gerade die neue Version Cirrina macht durch ihre globale Suchfunktion das Arbeiten erheblich schneller und einfacher – die Mitarbeiter sind zufrieden.“
Marco SchubertMitglied der Geschäftsführung
Mit v.Soft® weg von Insellösungen hin zu Automatisierung und BI
v.Soft unterstützt FTC heute in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Einkauf, Lager und Buchhaltung. Neben der reinen Zusammenführung dieser Unternehmensprozesse lag der Fokus speziell auf dem Online-Handel und seiner Automatisierung. Da FTC sowohl im B2C als auch im B2B tätig ist, kam zur Automatisierung noch eine weitere Herausforderung: die Vermeidung von Leerverkäufen durch Großaufträge des B2B-Handels.
Diese sollten mittels einer eigens entwickelten Datenanalyse, der Bestelleskalation, prognostiziert und verhindert werden. Zugleich sollten die neu gewonnen und in v.Soft hinterlegten Daten und Informationen in Form von Analysen und Reportings zusätzlich ausgewertet werden.
1. ERP und mit Business Intelligence
Nur mit korrekten und konsistenten Daten können fundierte Entscheidungen getroffen, strategische Ziele erreicht und Chancen für Wachstum erkannt werden. Vor v.Soft waren bei FTC zahlreiche Insellösungen im Einsatz. Mit diesen ließen sich die Wachstumspläne nicht realisieren, Kennzahlen konnten nicht ausgewertet werden. Mit v.Soft als All-in-One ERP-Lösung wurde eine einheitlich Datengrundlage geschaffen und die Unternehmensprozesse in einem System zusammengeführt.
Neben den bereits integrierten v.Soft-Analysen und dem Management Cockpit, nutzt FTC v.Soft in Kombination mit Microsoft Power BI. Power BI visualisiert die in v.Soft hinterlegten Daten, so entstehen komplexe Dashboards mit den unterschiedlichsten Kennzahlen, die operative und strategische Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten ermöglichen.
2. Bestelleskalation – Das Prognoseverfahren im B2B-Projektgeschäft
In einem der Geschäftszweige unterstützt FTC Sportstudios, Reha-Zentren und andere Einrichtungen bei der Ausstattung von Trainingsräumen. Eine Herausforderung, denn hier müssen Bestellungen mit großen Mengen von Artikeln bereitgestellt und gleichzeitig auch alle anderen, kleineren Bestellungen ausgeliefert werden. Es kann bei ungeplanten, großen Bestellungen zu Leerverkäufen kommen. Zudem werden viele Artikel aus Übersee verschickt, daher ist mit langen Lieferzeiten zu rechnen.
Um Leerverkäufe zu vermeiden, haben wir die Funktion Bestelleskalation entwickelt. Durch dieses Prognoseverfahren ermittelt v.Soft automatisiert anhand von Verkäufen und der hinterlegten Lieferdauer, ob die Menge der vorrätigen Mittel bis zum nächsten Bestelltermin ausreichen wird. Ist das nicht der Fall, benachrichtigt das System proaktiv den Einkäufer, damit dieser frühzeitig Ware nachbestellen kann.
3. Automatisierung im Online-Handel
Das reibungslose Zusammenspiel zwischen Online-Shops und v.Soft®
Zunächst waren unterschiedliche Shopsysteme alle mit Schnittstellen zu v.Soft im Einsatz. FTC entschied, die verschiedenen Shops mit einem neuen, zukunftssicheren Shopware 6-Shop abzulösen. Und auch dieser wurde erfolgreich an v.Soft angebunden.
Durch die Shopware-Schnittstelle in v.Soft werden Artikel, Lagerbestände, Kundendaten und Kundenbestellungen automatisiert abgeglichen. Die bestellten Artikel werden anschließend per Sammelkommissionierung in optimierter Reihenfolge aus dem Lager geholt und an den Kommissionierplätzen den Kundenaufträgen zugeordnet. Anhand von Kriterien wie Lieferland und Artikelgewicht wird ermittelt, welcher Frachtführer der Günstigste ist und entsprechende Versandpapiere automatisch ausgedruckt.
v.Softs automatisierte Prozesse und insbesondere die leistungsstarke Kommissionierung hat sich während des starken Bestellaufkommens in der Corona-Krise bewährt: das stark gestiegene Bestellaufkommen konnte erfolgreich bewältigt werden.
Online-Kurse verwalten
Für die Bereitstellung und die technische Abwicklung von Onlinekursen ist zudem das Online-Verkaufssystem Digistore24 im Einsatz. Bei der Buchung von Kursen werden nun die Kundendaten in v.Soft abgeglichen und die Kurse automatisiert abgerechnet.
Finanzmanagement automatisieren
Der Kontoauszugsmanager von v.Soft umfasst die gesamten Zahlungsströme des Unternehmens (z. B. Kreditkarte, PayPal etc.). Hier werden sowohl die Kundenposten als auch die Buchhaltung geführt und gepflegt. Dazu findet hier die Vorkasseprüfung statt: der Kontoauszugsmanager erkennt den Geldeingang und gibt den Auftrag unverzüglich zur Kommissionierung frei.
Fazit
Mit v.Soft als Grundlage konnte FTC seine ehrgeizigen Wachstumsziele erreichen. Heute unterstützt unser ERP-System FTC bei allen Unternehmensprozessen und stellt eine verlässliche Datengrundlage bereit, um strategische Entscheidungen auf dem weiteren Erfolgsweg zu treffen.
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