Die folgende Checkliste hilft dir beim Abstecken der weiteren Schritte und trägt zu einer erfolgreichen Implementierung bei – egal, ob du beispielsweise nach einer Software mit Servicemanagement oder einer E-Commerce ERP suchst.
Checkliste zur erfolgreichen Einführung eines ERP Systems:
1. Prozessanalyse-Workshop
Eine gute Vorarbeit ist bei der Einführung eines ERP-Systems das A und O: Bevor die eigentliche Implementierung startet, solltest du eine ausreichend dokumentierte Prozessanalyse vornehmen. Welche Prozesse liegen vor, wie sind sie miteinander verknüpft, in welchem Umfang sollen sie dargestellt werden?
Ein zusätzlich eingeführtes Lastenheft bzw. Pflichtenheft protokollieren den Ist-Zustand und die einzelnen Schritte bis zum Ziel. Eine solche Übersicht garantiert, dass auch wirklich alle Prozesse in der ERP-Software abgebildet werden und nichts übersehen wird.
Es kann sehr hilfreich sein, wenn du bei der Prozessanalyse bereits durch deinen Anbieter unterstützt wirst. Viele ERP-Software Anbieter verfügen über jahrelange Erfahrung und wissen, welche Bereiche und Details im Blick behalten werden sollten.
2. Projektteam bestimmen
Da sich eine ERP-Software (leider) nicht von alleine einführt, brauchst du ein Projektteam, dass die Implementierung von Anfang an begleitet. Bei der Auswahl deines Teams solltest du darauf achten, dass die potentiellen Teammitglieder nicht nur über ein ausreichendes Fachwissen verfügen, sondern auch über genügend Zeit.
Plane bei der Einführung deines neuen ERP-Systems unbedingt mit ausreichend personellen und zeitlichen Ressourcen, um Verzögerungen zu vermeiden. Im Idealfall sollte der Mitarbeiter 50% – 75% seiner Arbeitszeit für die Einführung der neuen ERP-Software aufwenden können.
3. Feinkonzept erarbeiten
Zusammen mit dem Anbieter erarbeitet ihr ein Feinkonzept für die Soll-Umsetzung. Dabei legt ihr in einem Zeitplan fest, bis wann genau welche Schritte bei der Einführung der ERP Software erfolgen sollen. Dieser Plan unterstützt dich und deinen Anbieter bei der Überwachung der Ziele: ihr seht auf einen Blick, ob in allen Bereichen die vereinbarten Fristen eingehalten werden. Sollte sich an einer Stelle eine Verzögerung abzeichnen, wird diese rechtzeitig entdeckt und es kann entsprechend reagiert werden.
4. Datenübernahme aus dem Altsystem
Das beste System ist nutzlos, wenn keine Daten vorliegen. Aus diesem Grund sollten alle notwendigen Daten möglichst zügig aus dem Altsystem importiert werden. Was theoretisch so einfach klingt, sollte in der Praxis nicht unterschätzt werden. Auch bei der Datenmigration gilt: eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Je besser die Datenqualität ist, desto schneller kann die Implementierung des ERP-Systems erfolgen.
Am besten sichtest du vorab deine Daten und bereinigst diese bei Bedarf – entweder in Eigenleistung oder ebenfalls in Zusammenarbeit mit deinem ERP-Anbieter. Das kann insbesondere dann ratsam sein, wenn deine Mitarbeiter mit der Datenbereinigung wenig vertraut sind oder große Datenmengen vorliegen. Die Unterstützung durch einen erfahrenen ERP- Anbieter spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko deutlich.
5. Systemkonfiguration
Die neue ERP Software sollte so gut wie möglich auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter bzw. deines Unternehmens eingestellt sein. Das erfolgt im Zuge der Systemkonfiguration. Dabei werden wesentliche Grundeinstellungen des Systems durchgeführt und individuell angepasst.
Die Konfigurierung kann ebenfalls vom Anbieter vorgenommen werden. Die Vorteile sind offensichtlich: Zum einen verfügen Anbieter über das nötige Know-how und zum anderen werden deine Mitarbeiter auf diese Weise deutlich entlastet.
6. Systemschulungen mit Echtdaten durchführen
Das neue ERP-System ist soweit implementiert und konfiguriert – aber wie funktioniert es eigentlich genau? Damit deine Mitarbeiter auch effizient mit der neuen Software arbeiten können, sind Einführungsschulungen unerlässlich. Idealerweise werden bei diesen ERP-Schulungen bereits authentische Unternehmensdaten und Prozesse verwendet.
Achte auch darauf, dass die Mitarbeiter nicht zu viel Input auf einmal erhalten oder sich überfordert fühlen. Wichtig ist, dass deine Mitarbeiter zunächst grundsätzlich mit dem System arbeiten können. Weitere Feinheiten können im Laufe der Zeit erfolgen.
7. System im Testbetrieb laufen lassen
Nachdem die Mitarbeiter mit den Grundfunktionen vertraut sind, muss das neue ERP-System vor dem offiziellen Start getestet werden. Dieser Testbetrieb ist wichtig, denn so können potentielle Störungen noch entdeckt und rasch behoben werden. Dafür erfolgt der Test unter realen Bedingungen und mit den migrierten Daten. Es werden alle Prozesse und Schnittstellen getestet. Liegen keine Fehlermeldungen mehr vor, kann der Go-live gewagt werden.
8. Kontinuierlicher Optimierungsprozess
Nach der erfolgten Einführung des neuen ERP-System solltest du idealerweise einen ERP-Projektabschluss durchführen. Dabei prüfst du genau, ob die Software tatsächlich alle Prozesse optimal unterstützt, ob es an einigen Stellen noch hakt, aber auch, wie groß die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist. Arbeiten sie gerne mit dem neuen System oder sind sie unzufrieden? Um ein solches Stimmungsbild zu bekommen, können beispielsweise in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden.
Erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems – Fazit
Zugegeben: Die Einführung eines neuen ERP-ystems klappt nicht einfach so zwischen Tür und Angel. Aber mit der richtigen Vorbereitung, einer realistischen Zeit- und Ressourcenplanung und mit der Unterstützung eines erfahrenen ERP-Anbieters stehen die Chancen sehr gut für eine reibungslose, schnelle und erfolgreiche Implementierung deines ERP-Systems. Mit unserer Checkliste hast du nun alle wichtigen Schritte im Blick und kannst bald all die Vorteile nutzen, die dein neues ERP-System dir bietet.
