Viele Unternehmen nutzen eine Arbeitszeiterfassung, um Anwesenheits- und Fehlzeiten zu verwalten und Minusstunden sowie Überstunden im Blick zu behalten. Besonders wichtig ist eine Zeiterfassung dabei im Projektmanagement, da Projekte oft nach Stunden abgerechnet werden. Bei einer projektbezogenen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten Projekten oder auch einzelnen Budgetbestandteilen oder Arbeitspaketen zugeordnet und teilweise kommentiert. Die Stunden werden anschließend herangezogen, um sie dem Projektauftraggeber in Rechnung zu stellen oder aber um intern die aufgewendeten Zeiten im Rahmen von Projektcontrolling in Relation zu den kalkulierten Budgetstunden zu setzen. Zur Erfassung von projektspezifischen Arbeitszeiten wird oft eine Projektcontrolling Software herangezogen.
Übersicht: Vorteile einer Projektzeiterfassung
- Überblick über projektbezogene Tätigkeiten
- Überblick über geleistete Stunden
- Umfassende Tätigkeitsanalyse des Projektteams
- Soll-Ist-Vergleich in Bezug auf Stundenbudgets
- Vereinfachte und schnellere Rechnungsstellung
- Zusätzliche Transparenz dem Kunden gegenüber
- Zeitsparende Projektnachkalkulation
Zeiterfassung und Projektcontrolling
Eine projekspezifische Zeiterfassung ist ein sehr effektives Mittel für die Projektsteuerung. Die wesentliche Aufgabe von Projektcontrolling besteht darin, die Kosten und den Zeitplan des Projektes stets im Blick zu behalten und bei den ersten Anzeichen einer Abweichung sofort gegenzusteuern. Durch die Erfassung der Projektzeiten ist es sehr einfach möglich, festzustellen, ob die Projektzeiten noch im Soll liegen. Neben der Überwachung der Stundenbudgets ist es überdies erforderlich, regelmäßig den Fertigstellungsgrad der Arbeitspakete zu überprüfen, um den Projektfortschritt genau einschätzen zu können. Auch ein Soll-Ist-Vergleich in Bezug auf Fremdleistungen und Sachkosten ist für ein zielgerichtetes Projektcontrolling erforderlich, um zu überprüfen, dass die Kostenbudgets noch im Rahmen sind.
Software für Projektzeiterfassung
Eine softwaregestützte Projektzeiterfassung findet sich in zahlreichen Projektmanagement Tools. Auch in ERP Software mit einem Projektmanagement-Bereich ist oft eine projektbezogene Zeiterfassung zu finden. Der Vorteil liegt auf der Hand: die geleisteten Stunden fließen direkt in das Projektcontrolling und die Projektabrechnung mit ein. Die Zeiten werden automatisch in die Software übertragen und lassen sich teilweise automatisiert in Rechnung stellen. Manueller Aufwand entfällt. Um Projektmitarbeitern die Zeiterfassung zu erleichtern, lassen sich Arbeitszeiten oft über ein Notebook, einen Tablet PC oder ein Smartphone erfassen und an die Projektmanagement Software übermitteln.
Wichtige Funktionen einer Projektzeiterfassung
- Einfache Erfassung der Projektzeiten (Start/Stopp)
- Mobile Zeiterfassung über Webportal, Tablet PC oder Mobile
- Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Arbeitspaketen / Projektbudgets
- Freigabe von Arbeitszeiten durch Projektleiter oder Vorgesetzten
Die Vorteile einer Projektzeiterfassung
Projektleiter behalten mit einer projektbezogenen Zeiterfassung ihre Stundenbudgets im Blick. Projektcontrolling Software oder ERP Projektmanagement helfen dabei, Abweichungen sofort zu erkennen und eingreifen zu können. Darüber hinaus bietet eine projektbezogene Zeiterfassung die Grundlage von zahlreichen Analysen. So ist es möglich, genau auszuwerten, wie lange Projektmitglieder für welche Tätigkeiten gebraucht haben, wie produktiv sie waren und wie viel Zeit für administrative oder nicht abrechenbare Tätigkeiten aufgewendet wurde.
Ein weiterer Vorteil von Projektzeiterfassung besteht in einer vereinfachten Abrechnung. Da die Stunden von Anfang an erfasst werden, können diese einfach dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden. Projektmanagement Software verfügt darüber hinaus oft über die Möglichkeit, mit einem Klick Rechnungen über Projektzeiten zu erstellen.
Auch für die interne Projektbewertung ist eine projektbezogene Zeiterfassung wichtig. Denn so ist es möglich, nachzuvollziehen, ob das Projekt im kalkulierten und abrechenbaren Stundenrahmen geblieben ist und ob es einen Gewinn erwirtschaftet hat. Daraus können Schlüsse für die Kalkulation von anderen Projekten gezogen und das Projektmanagement als solches verbessert werden.
