Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht. Unternehmen im B2B-Bereich müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Geschäftspartners zu empfangen und zu verarbeiten. Ebenso müssen sie E-Rechnungen an ihre Kunden versenden können.
Die E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen. Doch was fordert der Gesetzgeber konkret? Welche Herausforderungen und Chancen gehen mit der E-Rechnung einher? Und wie bereiten sich Unternehmen optimal vor? Dieser Ratgeber schafft einen detaillierten Überblick und liefert Antworten auf alle wichtigen Fragen.
Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden und empfangen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und betrifft somit sowohl Großunternehmen als auch kleine und mittelständische Betriebe (KMU).
E-Rechnungspflicht: Zeitplan und Ausnahmeregelungen
Um den betroffenen Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmern, ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Systeme zu gewähren, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen geschaffen.
- vor 1. Januar 2025: nur Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden
- ab 1. Januar 2025: generelle E-Rechnungspflicht beginnt, alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, Ausgangsrechnungen in Papierform (oder auch einfache PDF-Dateien) bleiben bei Zustimmung des Empfängers noch bis 31.12.2025 erlaubt
- ab 1. Januar 2027: mit Zustimmung des Empfängers dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro weiterhin Papierrechnungen erstellen
- ab 1. Januar 2028: die Pflicht zur E-Rechnung gilt ohne Ausnahme
Hieraus dürfte sich ein akuter Handlungsbedarf für fast alle Unternehmen ergeben. Denn mindestens die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen muss jedes B2B-Unternehmen ab 1. Januar 2025 besitzen. Auch das Gegenstück, also die Fähigkeit zum Versenden von E-Rechnungen, sollte zeitnah gewährleistet werden. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit größeren Kunden ist nämlich davon auszugehen, dass diese der Papierrechnung ab 2025 nicht mehr zustimmen werden.
Definition: Was sind E-Rechnung, XML und Co.?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich grundlegend von einer herkömmlichen Rechnung, die in Papierform oder als reine PDF-Datei per E-Mail verschickt wird. Gemäß EN 16931 muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das es ermöglicht, die Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten. Dies ist insbesondere für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen von Bedeutung, da Unternehmen durch die Verwendung strukturierter Daten in der Lage sind, ihre Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
Das XML-Datenformat
Zu den wesentlichen Eigenschaften einer E-Rechnung gehört die Verwendung eines XML-Datenformats, das es ermöglicht, alle relevanten Rechnungsinformationen – darunter Rechnungsnummer, Beträge, Umsatzsteuer und Zahlungsfristen – in vordefinierten, standardisierten Feldern zu übermitteln. Dies stellt sicher, dass die Daten von Buchhaltungssystemen direkt ausgelesen und verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Zum technischen Hintergrund: Bei XML (Extensible Markup Language) handelt es sich um ein universelles, textbasiertes Format, das zum Beschreiben, Speichern und Austauschen von verschiedensten Daten verwendet wird. Innerhalb einer XML-Datei werden Informationen in einer strukturierten Form gespeichert – genauer gesagt als sogenannte Tags und Inhalte. Tags sind benannte Elemente, welche die Struktur der Daten beschreiben. Der Inhalt gibt hingegen die eigentlichen Daten an. Im Falle einer Rechnung könnte ein Tag beispielsweise heißen, der Inhalt wäre dann die eigentliche Nummer der Rechnung (zum Beispiel RE2024-12345).
Die einzelnen Tags und Inhalte einer XML-Datei können von Software ausgelesen und verwendet werden. Man spricht daher auch von einem maschinenlesbaren Format. XML-basierte Rechnungen lassen sich beispielsweise in bestehende ERP-Systeme integrieren und automatisiert verarbeiten.
E-Rechnung vs. PDF: Wo liegen die Unterschiede?
Im Gegensatz zur Rechnung im XML-Datenformat erfüllt eine einfache PDF-Datei nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung. PDFs enthalten zwar eine visuell lesbare Darstellung der Rechnungsinformationen, sie sind jedoch nicht strukturiert und können daher nicht automatisiert ausgelesen werden. Auch gescannte Dokumente oder Bilddateien, die per E-Mail versendet werden, gelten nicht als elektronische Rechnungen. Die gesetzliche Definition einer E-Rechnung umfasst also nur Formate, die den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Formate der E-Rechnung
Welche Formate sind bei der E-Rechnung zulässig und worin unterscheiden sie sich?
Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, müssen Unternehmen ihre Rechnungen in einem strukturierten Format übermitteln. Dabei sind verschiedene Formate zulässig, die sich in ihrer technischen Ausgestaltung und ihren Anwendungsbereichen unterscheiden. In Deutschland sind dies vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Während XRechnung ein rein technisches Format darstellt, handelt es sich bei ZUGFeRD um ein technisch-visuelles (also ein hybrides) Datenformat. Die Unterschiede stellen sie wie folgt dar:
-
XRechnung:
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Es enthält alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form und ermöglicht es, die Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Da die XRechnung rein maschinenlesbar ist, müssen die Rechnungen in geeigneten Systemen visualisiert werden, sodass sie der Rechnungsempfänger überprüfen und freigeben kann. Die XRechnung ist vor allem im öffentlichen Sektor verpflichtend, wird aber auch zunehmend im B2B-Bereich eingesetzt.
-
ZUGFeRD:
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, bei dem die strukturierten Rechnungsdaten gemäß EU-Norm EN 16931 via XML-Datensatz in eine visuell lesbare PDF-Datei (PDF/A-3) integriert sind. Dieses Format eignet sich besonders für Unternehmen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung genügen als auch ihren Geschäftspartnern eine lesbare Rechnung zur Verfügung stellen möchten. ZUGFeRD ermöglicht es, die Rechnung maschinell auszulesen und gleichzeitig eine visuelle Prüfung der Rechnungsdaten durch den Empfänger zu gewährleisten. Das Format wird vor allem von Unternehmen verwendet, die eine flexible Lösung für die elektronische Rechnungsstellung benötigen.
E-Rechnung: Archivierung
Wie werden E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert?
Wie auch bei der klassischen Papierrechnung unterliegt die Archivierung von E-Rechnungen gesetzlichen Vorgaben. So müssen E-Rechnungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) für einen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher aufbewahrt werden.
Speicherort und Lesbarkeit
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnungen unveränderbar archiviert und jederzeit maschinenlesbar sind. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten in ihrer Originalform gespeichert werden müssen, um Manipulationen zu verhindern und eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen die Daten jederzeit lesbar und für Steuerprüfungen zugänglich sein. Die einfache Speicherung auf lokalen Festplatten oder in unsicheren Cloud-Systemen genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Vielmehr sollten Unternehmen auf zertifizierte Archivierungslösungen zurückgreifen, die sicherstellen, dass die E-Rechnungen revisionssicher gespeichert werden. Teils übernehmen auch Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme diese Aufgabe.
Umstellung auf E-Rechnung: Notwendige Maßnahmen
Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen in Kürze dazu in der Lage sein, E-Rechnungen sowohl zu empfangen als auch zu versenden. Es gibt also zwei große Betätigungsfelder, die jeweils eine IT-Anpassung notwendig machen. Beginnen wir mit dem Thema Rechnungsempfang.
Mindestanforderung: Bereitstellung einer E-Mail-Adresse
Ab dem 1. Januar 2025 werden Unternehmen (auch ohne darum gebeten zu haben) E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD von ihren Lieferanten und Dienstleistern (Kreditoren) erhalten. Damit die elektronischen Rechnungen zustellbar sind, müssen Empfangsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Hierfür reicht nach derzeitigem Stand die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse aus. Diese kann beispielsweise „rechnungen@muster-unternehmen.de“ lauten.
Allerdings können die beteiligten Unternehmen auch andere elektronische Übermittlungswege miteinander vereinbaren. Hierzu zählen der Rechnungsdownload von Portalen und auch der direkte Datenaustausch von System zu System über Schnittstellen. Nach dem Empfang der Rechnungsdaten müssen diese intern weiterverarbeitet werden, was in der Regel eine Software-Anpassung erfordert. Wie dieser Prozess genau abläuft, ist im nächsten Abschnitt („Der zukünftige Prozess bei Eingangsrechnungen“) beschrieben.
Umstellung der Prozesse bei der Rechnungserstellung
Nun zum Rechnungsversand. Hier sind vor allem die Bereiche Vertrieb und Debitorenbuchhaltung gefordert, ihre Abläufe umzustellen. Die größere Aufgabe ist aber auch in diesem Fall die Anpassung der verwendeten Software. Sie muss in der Lage sein, Rechnungen im Format XRechnung und/oder ZUGFeRD zu erzeugen. Verantwortliche sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware diese Anforderung ab 2025 erfüllen kann. Im Falle von v.Soft ist dies beispielsweise bereits der Fall.
Rechnungsversand muss elektronisch erfolgen
E-Rechnungen müssen nicht nur erstellt, sondern selbstverständlich auch an den Empfänger übermittelt werden. Hierzu macht der Gesetzgeber keine genauen Vorgaben. Er sagt lediglich, dass die Übermittlung ebenfalls „elektronisch“ erfolgen soll. Als Medien kommen an dieser Stelle E-Mail, Schnittstellen und gemeinsam verwendete Portale infrage. Eine Übergabe über Speichermedien wie USB-Sticks ist hingegen nicht gestattet. Weitere Details zum neuen Ausgangsrechnungsprozess sind im Abschnitt „Der zukünftige Prozess bei Ausgangsrechnungen“ zu finden.
Systemwechsel oder externe Portale als Alternative
Ist dies nicht gewährleistet, gibt es zwei Alternativen. Einerseits können Unternehmen auf ein neues System wechseln, andererseits eine Drittanbieter-Lösung (Rechnungsplattform) nutzen. In letzterem Fall wird das vorhandene System über eine Schnittstelle an eine externe webbasierte Plattform angebunden. Die Plattform wandelt die Daten aus der Buchhaltung sodann in das gewünschte Format des Rechnungsempfängers um. Der Vorteil von E-Invoicing-Plattformen: Sie beherrschen oft nicht nur die deutschen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD, sondern auch internationale Formate wie PEPPOL, Fatura PA (Italien) und Facture X (Frankreich).
Der zukünftige Prozess bei Eingangsrechnungen
Zunächst empfiehlt es sich, von den Lieferanten möglichst direkt ab 2025 eine E-Rechnung zu verlangen. Weiterhin ist es notwendig, die Systemlandschaft anzupassen, sodass XML-Datensätze verarbeitet werden können. Seriöse Software-Anbieter setzen dies rechtzeitig in ihren Produkten um. Sobald die Funktion zur Verfügung steht, sollten sich Unternehmen damit vertraut machen, sich einarbeiten und die Nutzer zu der Thematik schulen.
Im Überblick kann der neue Eingangsrechnungsprozess wie folgt skizziert werden:
- Rechnung erhalten
Es sind mehrere Varianten denkbar. Zunächst ist es möglich, Eingangsrechnungen manuell von Portalen herunterzuladen oder aus E-Mails in das eigene (GoBD-konforme) Belegarchiv zu importieren. Es existieren jedoch auch bereits Tools, die diese Prozesse automatisieren. Gerade bei einem höheren Belegaufkommen ist dies empfehlenswert. - Auslesen und Visualisieren der Inhalte
In diesem Schritt gibt es zwei verschiedene Varianten. Handelt es sich um eine XRechnung, so müssen die Inhalte für die spätere Prüfung und Freigabe visualisiert werden. Diese Aufgabe übernimmt je nach Szenario das Belegarchiv, die ERP-Software oder auch ein eigens hierfür vorgesehener „XRechnungs-Viewer“. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind Empfänger hingegen gefordert, die eingebettete XML-Datei für die Weiterverarbeitung zu exportieren. Auch hierfür existieren Tools, die diesen Vorgang automatisieren. - Prüfung und Freigabe
Auf Basis der Rechnungsinhalte können die Eingangsrechnungen nun dem zuständigen Mitarbeiter oder Team zur Prüfung und Freigabe zugeordnet werden. Ideal sind an dieser Stelle Lösungen, die offene Vorgänge in einem Arbeitsvorrat oder Dashboard übersichtlich zur Bearbeitung bereitstellen. Je nach Systemumgebung ist es außerdem möglich, den Prüfungs- und Freigabeprozess zu automatisieren. - Rechnung verbuchen
Sind Prüfung und Freigabe abgeschlossen, wird die Rechnung abschließend im Buchhaltungs- beziehungsweise ERP-System verbucht. Befinden sich die Daten an dieser Stelle des Prozesses noch nicht im System, so gelangen sie idealerweise automatisch per Schnittstelle dorthin. Dank des standardisierten XML-Formats sollte dies technisch keine Herausforderung mehr darstellen. - Gesetzeskonforme Archivierung
Nicht zuletzt muss jede E-Rechnung (ggf. inklusive der E-Mail, in der sie enthalten war), revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Diese Aufgabe übernimmt oft eine separate Archivierungslösung.
Die große Chance der E-Rechnung besteht darin, dass alle der fünf Schritte vollständig automatisiert werden können.
Die Vorteile der E-Rechnung
Vorteile der elektronischen Ausgangsrechnung: schnellere Prozesse und geringere Fehlerquote
Ob im eigenen ERP-System oder über eine externe Plattform: Auf Unternehmen kommt in beiden Fällen zunächst ein gewisser Änderungsaufwand zu – sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht. Ist diese Hürde genommen, hat der neue Ausgangsrechnungsprozess jedoch auch seine Vorzüge. So erreichen Rechnungen ohne manuelle Zwischenschritte quasi per Knopfdruck den Empfänger. Dies spart nicht nur Arbeitsaufwand, sondern sorgt auch für einen schnelleren Zahlungseingang. Letzterer Punkt wird im Übrigen auch dadurch begünstigt, dass der Kunde die Rechnung aufgrund der Maschinenlesbarkeit schneller verarbeiten kann. Außerdem sinkt die Fehlerquote durch den hohen Automatisierungsgrad.
Das Automatisierungspotential bei Eingangsrechnungen
Bisher erhielten Unternehmen von ihren Lieferanten und Dienstleistern Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten – darunter Papier und PDF. Um solche Belege automatisiert zu verarbeiten, musste ein hoher Aufwand betrieben werden. Beispielsweise war es notwendig, die Rechnungen zu scannen und die Inhalte mit Technologien wie OCR auszulesen. Dies erforderte den Einsatz von Drittsystemen und war trotz aller technischen Fortschritte nie perfekt. Immer wieder kam es zu Erkennungsfehlern und die Systeme stießen insbesondere bei langen Rechnungen an ihre Grenzen.
Mehr Transparenz und Automatisierung dank E-Rechnung
Mit der E-Rechnungspflicht wird sich dies grundlegend ändern. Denn in Zukunft werden alle Rechnungen ausschließlich XML-basiert und damit vollständig maschinenlesbar sein. Somit sind ERP- und sonstige Buchhaltungssysteme in der Lage, Inhalte wie Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuer und Zahlungsfristen automatisch auszulesen und zu verbuchen. Dies beschleunigt nicht nur die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, sondern trägt auch zu einer höheren Datenqualität bei, da Fehler bei der manuellen Eingabe vermieden werden. Zudem sorgt die E-Rechnung für eine höhere Transparenz und schnellere Auffindbarkeit von Belegen, da alle Rechnungsdaten digital erfasst und zentral archiviert werden. Darüber hinaus lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und die Fehlerquote der Rechnungsverarbeitung minimieren. Ferner entfallen die Kosten für das papiergebundene Archiv.
Rechnungsautomatisierung: ein wichtiger Schritt der digitalen Transformation
Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist die Möglichkeit der vollständigen Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses. Dies betrifft jeden Schritt des gesamten Ablaufs. So können E-Rechnungen mit geeigneten Lösungen automatisch aus E-Mails extrahiert und von Web-Portalen heruntergeladen werden. Auch das Auslesen der Rechnungsinhalte kann – dank strukturiertem XML-Format – ohne menschlichen Eingriff durch eine Software erfolgen. Gleiches gilt für die technische und kaufmännische Prüfung. Stimmen die Werte in der Rechnung beispielsweise vollständig mit der Bestellung im ERP-System überein, so kann automatisch eine Freigabe erfolgen. Auch bei der anschließenden Verbuchung und Bezahlung ist bei der Verwendung moderner Software kein manueller Eingriff mehr notwendig. Abgerundet wird der Prozess von einer automatisierten Archivierung.
Empfehlung: jetzt den Digitalisierungsschub nutzen
Dieser vollautomatische Prozess ist ein Paradebeispiel für die Chancen, die mit der digitalen Transformation eines Unternehmens einhergehen. Den Schwung, den die E-Rechnung jetzt in den Digitalisierungsfortschritt bringt, sollten Unternehmen nutzen. Denn selbstverständlich lassen sich nicht nur Abläufe in der Buchhaltung automatisieren. Auch in vielen anderen Bereichen sind enorme Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale vorhanden. Erschließen lassen sich diese am besten mit ERP-Software, die nicht nur das Rechnungswesen, sondern alle Unternehmensbereiche abbildet und unterstützt, mitwächst und weitere Digitalisierungsmöglichkeiten bietet.
Rechtlicher Hintergrund
Laut einem Bericht der Europäischen Kommission beliefen sich die Umsatzsteuerverluste in den EU-Mitgliedstaaten im Jahr 2020 auf 93 Milliarden Euro. Zurückhaltend geschätzt ist etwa ein Viertel dieses Betrags auf Umsatzsteuerbetrug im innergemeinschaftlichen Handel zurückzuführen. Um solche Steuerverluste in Zukunft zu vermeiden, hat die EU-Kommission eine Initiative namens „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, ins Leben gerufen. Sie zielt darauf ab, das europäische Umsatzsteuersystem zu modernisieren und den Umsatzsteuerbetrug in den Mitgliedsstaaten zu bekämpfen. Die wichtigste Maßnahme ist dabei die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B-Geschäfte).
Umgesetzt wird die EU-Vorgabe hierzulande durch das sogenannte Wachstumschancengesetz. Es wurde im März 2024 von Bundestag und Bundesrat verabschiedet. Ein Teil davon ist die Pflicht zur E-Rechnung, die wiederum eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bewirkt hat: Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. müssen alle Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen. Wie dieses Format aussehen muss, regelt die EU-Norm EN 16931. Sie stellt sicher, dass E-Rechnungen europaweit maschinenlesbar und interoperabel sind (mehr Details im Abschnitt „Was ist eine E-Rechnung gemäß gesetzlicher Definition?“).
Die neue Regelung betrifft sowohl große Konzerne als auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Ziel dieser Maßnahme ist es nicht nur, den Steuerbetrug zu minimieren. Es geht auch darum, den Rechnungsstellungsprozess zu standardisieren, Bürokratie abzubauen und gleichzeitig den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren.
Die elektronische Rechnungsstellung ist für viele Unternehmen im Übrigen nicht neu. Denn bereits seit 2020 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format der XRechnung zu verwenden. Diese Vorgabe wird nun schrittweise auch auf den B2B-Bereich ausgedehnt, sodass spätestens 2028 alle Unternehmen zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet sind.
Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
Das Bundesministerium für Finanzen hat mit der Publikation "Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025" den rechtlichen Rahmen zusammengefasst.
Das Dokument können Sie auf der Webseite des Finanzministeriums als PDF direkt herunterladen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html
Fazit und Ausblick
Die E-Rechnungspflicht ist eine Vorgabe des Gesetzgebers, die für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Immerhin ist sie gleichzusetzen mit einem „Digitalisierungszwang“ in der Buchhaltung, der eine Anpassung von Systemen und auch Prozessen erfordert. Doch ist diese Veränderung auch mit erheblichen Chancen verbunden. Dies gilt vor allem für Betriebe, die die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Pflicht, sondern als Möglichkeit für die weitreichende Digitalisierung und Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse betrachten.
Wer die vorhandenen Potenziale nutzt, optimiert seine Abläufe, steigert die Effizienz, spart Kosten, schafft mehr Transparenz und verbessert seine Compliance-Konformität. Zudem verbessert und vereinfacht der elektronische Austausch von Belegen die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Unternehmen. Insofern ist davon auszugehen, dass die E-Rechnung nach einer kurzen Orientierungs- und Einarbeitungsphase schon bald ein Werkzeug sein wird, das viele Betriebe nicht mehr missen möchten.
