Jeder Händler weiß, dass der Einkaufsprozess quasi das Herzstück des Handelsunternehmens darstellt. Der Einkaufsprozess trägt grundlegend zur Rentabilität, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit bei. Umso wichtiger ist es, dass dieser so effizient wie möglich ablaufen kann. Kommt es an der Stelle zu Problemen, hat das weitreichende Folgen für den gesamten Unternehmenserfolg. In diesem Artikel zeigen wir dir, was einen guten Einkaufsprozess ausmacht und welche Bereiche du insbesondere durch Automatisierung deutlich verbessern kannst: mit Hilfe von digitalen Einkaufsprozessen kannst du Kosten senken, die Qualität erhöhen, Lieferantenbeziehungen stärken, die Effizienz steigern und die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Klingt gut? Dann lass uns loslegen!
Was gehört zu einem effizienten Einkaufsprozess?
Der Einkaufsprozess beginnt in der Regel mit der Bedarfsfeststellung, bei der das Unternehmen seinen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen identifiziert.
Anschließend erfolgt die Beschaffung von Angeboten oder Preisen von verschiedenen Lieferanten, um die besten Konditionen und den besten Preis zu ermitteln. Wenn die besten Angebote ausgewählt wurden, werden die Waren oder Dienstleistungen bestellt.
Nach der Bestellung werden die Waren oder Dienstleistungen geliefert und das Unternehmen prüft die Lieferung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Ist die Lieferung korrekt, erfolgt die Bezahlung des Lieferanten.
Checkliste Einkaufsprozess:
1. Bedarfsfeststellung: Das Unternehmen identifiziert seinen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen.
2. Angebotsanfrage: Das Unternehmen fordert Angebote von verschiedenen Lieferanten an, um die besten Konditionen und den besten Preis zu ermitteln.
3. Angebotsauswertung: Das Unternehmen bewertet die Angebote und wählt das beste Angebot aus.
4. Bestellung: Das Unternehmen gibt eine Bestellung bei dem ausgewählten Lieferanten auf.
5. Lieferung: Der Lieferant liefert die Waren oder Dienstleistungen an das Unternehmen.
6. Wareneingangsprüfung: Das Unternehmen prüft die Lieferung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit.
7. Rechnungsprüfung: Das Unternehmen prüft die Rechnung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit.
8. Bezahlung: Wenn alles korrekt ist, erfolgt die Bezahlung des Lieferanten.
Je nach Unternehmen und Branche können die Schritte des Einkaufsprozesses unterschiedlich sein. Auch zusätzliche Schritte sind möglich, wie beispielsweise die Verhandlung von Konditionen oder die Überprüfung der Lieferantenqualifikation.
Digitale Einkaufsprozesse: Optimierung durch Automatisierung
Die meisten Handelsunternehmen arbeiten bereits mit digitalen Prozessen, vor allem im eCommerce. Dabei bietet vor allem die Automatisierung des Einkaufsprozesses ein enormes Optimierungspotential: vom Bestellvorgang mit Prognosebestellung über automatisierte Waren- und Rechnungseingänge bis hin zum Dropshipping gibt es für jeden Handel passende Lösungen, mit denen der Einkauf optimiert werden kann. Wie genau die Automatisierung in den einzelnen Bereichen des Einkaufsprozesses umgesetzt werden kann, erfährst du Schritt für Schritt in diesem Abschnitt.
1. Bestellvorgang
– Bestellvorschlag mit Prognosebestellung - Bestelleskalation - Digitale Übermittlung der Bestellung
2. Wareneingang
3. Rechnungswesen
4. Dropshipping (mit Bestellschnittstelle)
1. Bestellvorgang
Der Bestellvorschlag mit Prognosebestellung
Gerade bei vielen und umfangreichen Bestellungen ist die Digitalisierung des Bestellwesens für den Einkauf eine große und effiziente Hilfe. Das System behält alle Zahlen im Blick und erstellt automatische Prognosen. Das spart nicht nur Zeit, sondern liefert auch verlässliche und belastbare Daten. Grundsätzlich lautet das Ziel jeder Warenbestellung: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Im Idealfall ist genau die Warenmenge auf Lager, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft werden kann, ohne dass der Bestand ausgeht und Kunden warten müssen. Gleichzeitig soll aber nicht zu viel Ware auf Lager sein.
Ein Bestellvorschlag hilft dir bei der Planung. Dafür überprüft das ERP System automatisch, welche und wie viele Artikel nachbestellt werden sollen. Der Zeitraum kann beliebig eingestellt werden, z.B. alle zwei Wochen. Beim Erzeugen eines Bestellvorschlags zieht das System die bisherigen Käufe und Verkäufe als Datengrundlage heran und ermittelt daraus eine Prognose. Alle Werte können natürlich noch manuell angepasst werden, bevor Bestellungen vom System erzeugt und versendet werden. Den Filter des Bestellvorschlag kannst du selbst einstellen: du legst beispielsweise fest, ob nur bestimmte Artikelgruppen oder Lieferanten mit der kürzesten Lieferzeit oder dem günstigsten Preis ausgewählt werden.
Natürlich können Bestellvorschläge auch über einen längeren Zeitraum hinweg gesteuert werden. Bei Bedarf können sogar verschiedene Zeiträume herangezogen und unterschiedlich gewichtet werden. Das ist vor allem für Händler mit Saisongeschäft relevant.
Bestelleskalation
Im Projektgeschäft werden oft große Stückzahlen auf einmal benötigt, um einen Auftrag beliefern zu können. In diesem Fall ist die Funktion Bestelleskalation sinnvoll. Wenn das Bestellrhythmusverfahren nur alle zwei Wochen ausgeführt wird, kann es sein, dass durch einen Auftrag mit hohen Stückzahlen der Artikel deutlich früher ausverkauft ist als gedacht – ohne, dass es direkt bemerkt wird. Die Funktion Bestelleskalation führt deshalb jede Nacht eine Prüfung durch: Dabei wird gecheckt, ob der Artikel noch rechtzeitig kommt, falls er zum regulären Bestellzeitpunkt unter Berücksichtigung der Lieferzeit nachbestellt wird. Falls die eingestellten Bestellmengen nicht ausreichen, wirst du automatisch informiert. So kannst du den Artikel zügig bestellen und Lieferverzögerungen entweder komplett verhindern oder zumindest beschränken.
Digitale Übermittlung der Bestellung
Einen besonders schnellen Effekt hat die digitale Übermittlung der Bestellung: dabei bekommt der Lieferant die Bestellung direkt in sein ERP System – voll automatisch und hoch effizient. Das ist hilfreich, wenn z.B. im Dropshipping täglich sehr viele Bestellungen anstehen. Wird in diesem Fall die Bestellung automatisch an den Lieferanten übermittelt, spart sich dieser die manuelle Eingabe der Bestellung. Im Gegenzug erhält der Dropshipping Händler in der Regel deutlich bessere Konditionen. Umgekehrt meldet das System des Lieferanten wiederum automatisch zurück, ob die Ware auf Lager ist und bis wann versendet werden kann. Sobald der Versand erfolgt ist, informiert das System auch darüber automatisch sowie über die Lieferdauer. Die Rechnung geht ebenfalls automatisch an den Händler. Die digitale Bestellübermittlung spart auf diese Weise sehr viel Zeit.
2. Wareneingang
Ein voll digitalisierter Wareneingang entlastet den Einkauf nachhaltig und sorgt zugleich für mehr Übersicht. Mit einem scannergestützten Wareneingang kann das ERP System automatisch überprüfen, ob die angelieferte Ware eingelagert werden soll oder bereits zu einer Kundenbestellung gehört, die sofort weiterverschickt wird. Falls die Ware eingelagert werden soll, sind verschiedene Verfahren möglich. So kann die Einlagerung je nach Lagertyp chaotisch oder stationär erfolgen. Eine chaotische Lagerhaltung kann zum Beispiel via MDE-Gerät organisiert werden. Dabei legt der Lagermitarbeiter den Artikel an einem geeigneten freien Lagerort ab und scannt ihn. Nun weiß das System, wo genau sich der Artikel im Lager befindet.
Alternativ kann die Einlagerung stationär via Einlagerungsliste erfolgen. Dabei gibt das System vor, wo welcher Artikel abgelegt werden soll, zum Beispiel in einem staplergestützten Hochregallager. In einem robotergestützten Lager sind wiederum andere Prozesse relevant: Hier bringt der Roboter in der Regel den Lagerort selbst an den Pickplatz – beispielsweise ein Lagerbrett oder auch ein ganzes Regal mit verschiedenen Fächern.
3. Buchhaltung: Automatisierter Rechnungseingang
Ein vollautomatisierter Rechnungseingang spart wertvolle Zeit: sämtliche Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern können automatisch ausgelesen, geprüft und verbucht werden. Dazu gleicht das System automatisch die Rechnungen mit bestehenden Bestellungen ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung automatisch gebucht und in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert, z.B. in DocuWare. Ist der Zahlungseingang erfolgt, wird die Rechnung im Datenmanagementsystem mit einem digitalen Bezahlt-Stempel versehen – ebenfalls vollautomatisch. Zusätzlich erfolgen eine automatische Plausibilitätsprüfung und Umsatzsteuerkonformitätsprüfung.
Durch die Digitalisierung können die Abläufe in der Buchhaltung deutlich optimiert werden. Es sind kaum noch manuelle Auswertungen nötig, denn das Buchungssystem erfasst alle Vorgänge vollautomatisch. Dadurch gewinnst du einen großen Vorsprung an Schnelligkeit und Zeit.
4. Dropshipping
Beim Dropshipping verschickst du eingehende Bestellungen nicht selbst, sondern deine Logistikpartner oder Lieferanten. Konkret heißt das: du erhältst die Bestellung für ein bestimmtes Produkt und gibst diesen Auftrag an den Lieferanten weiter, der das Produkt wiederum direkt versendet. Auf diese Weise benötigst du weder die Logistik noch die Lagerkapazitäten für die angebotenen Produkte.
Dropshipping – das auch bekannt ist unter dem Namen Direktversand, Streckengeschäft oder Fulfilment – ist deshalb bereits bei vielen Händlern etabliert und wird immer stärker nachgefragt. Für die meisten Händler ist es ein lohnender Schritt bei der Digitalisierung des Einkaufs. Die eingehenden Bestellungen werden sofort an den jeweiligen Lieferanten samt Endkundenanschrift weitergeleitet, natürlich versehen mit deinem Firmenlabel. Sobald die Bestellung ausgeführt wurde, erhältst du eine Lieferrückmeldung. Nun kannst du wiederum deinen Kunden über den Versand informieren und ihm sowohl Sendungsverfolgung und gegebenenfalls die Rechnung zukommen lassen. Dabei helfen Schnittstellen wie beispielsweise die Tekno-Schnittstelle, die mit einem Bestellweg und dadurch mit einem bestimmten Lieferanten verbunden werden kann. Darüber läuft der Dropshipping-Prozess dann automatisch ab.
Dropshipping bietet dir eine einfache Möglichkeit, dein Sortiment zu erweitern und gleichzeitig Kosten zu sparen. Zu berücksichtigen ist, dass sich in der Regel deine Marge verringert und dass du wenig Einfluss auf die Versandabwicklung hast. Als Ergänzung zu einem eigenen Lager kann Dropshipping dennoch zum echten Game Changer bei der Digitalisierung des Einkaufs werden: Mit Dropshipping bleibst du flexibel, sparst Lagerplatz und Zeit und kannst skalierbarer arbeiten.
In unserem Artikel „Lagerstrategien für die Prozessoptimierung im eCommerce“ findest du außerdem weitere Informationen zu alternativen Lagerstrategien wie chaotische Lagerverwaltung und automatische Kommissioniersysteme.
Fazit: Die Digitalisierung der Einkaufsprozesse bietet viel Potential
Im Einkauf gibt es zahlreiche Prozesse, die sich weitgehend digitalisieren lassen. Zu den wichtigsten Tools zählen der Bestellvorschlag, der automatische Waren- und Rechnungseingang sowie das Dropshipping. Gerade in diesen Bereichen werden durch die Digitalisierung wertvolle Zeit und Ressourcen gespart sowie der Einkaufsprozess optimiert.
Je nach Größe und Geschäftsmodell gibt es für jedes Unternehmen passende Möglichkeiten. Im Idealfall untersuchst und besprichst du deine Prozesse mit einem Profi, z.B. mit einem Anbieter für ERP Systeme. Gemeinsam könnt ihr die bestehenden Strukturen deines Unternehmens betrachten und herausfinden, welche Funktionen für dich in Frage kommen. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie kannst du deinen Einkaufsprozess nachhaltig verbessern: schnellere Abläufe, eine bessere Übersicht und eine höhere Skalierbarkeit machen dein Unternehmen wettbewerbssicher und fit für die digitale Zukunft.
