Viele kleinere und mittelständische Handelsunternehmen stehen vor der Frage, ob sich die Einführung eines ERP Systems überhaupt lohnt. Die Antwort lautet ganz klar „Ja“: gerade kleinere und mittelgroße Händler können von einem geeigneten ERP System – auch Warenwirtschaft genannt – stark profitieren, denn eine Automatisierung der Kernprozesse geht in aller Regel mit einer deutlichen Beschleunigung der Abläufe einher. Ein Warenwirtschaftssystem bildet den gesamten Warenfluss im Handel ab, vom Einkauf über Kundenbestellungen, Rechnungsstellung, Versand, Finanzbuchhaltung bis zum Retourenmanagement. Das spart Geld und vor allem Zeit – ein wichtiger Vorteil im schnelllebigen Handelsgeschäft.
Die Vorteile eines ERP Systems für KMU im Handel und Onlinehandel
Ein (voll-)automatisches ERP System umfasst alle wichtigen Kernprozesse des Handels. Zu den entscheidenden Vorteilen einer Warenwirtschaft zählen:
1. Transparenz über das Unternehmen
In einem Warenwirtschaftssystem fließen sämtliche Informationen zusammen, die deinen Handel betreffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Du hast die komplette Übersicht über deinen Handel. So siehst du im Datenmanagementsystem deiner ERP Software auf einen Blick, welche Ware beispielsweise noch auf Lager ist und was nachbestellt werden sollte. Engpässe werden rechtzeitig erkannt und bei Bedarf kann das ERP System sogar selbstständig die Bestellung ausführen. Darüber hinaus kann ein ERP System sehr genaue Prognoseberechnungen durchführen und dir aufzeigen, welche Artikel sich beispielsweise zu Rennern entwickeln.
2. Gesteigerte Effizienz
Mit der Transparenz erhöht sich auch die Effizienz: Dein ERP System liefert dir sämtliche Kennzahlen und Berichte wie Renner-Penner-Listen, anhand derer du dein Sortiment stetig verbessern kannst. Welche Artikel verkaufen sich gut, welche sind weniger gefragt? Welches Sortiment könnte ausgebaut und erweitert werden? Mithilfe der stets aktuellen Kennzahlen und Berichte kannst du jederzeit planvoll vorgehen und bei Bedarf schnell reagieren. Prognoseverfahren, die vollautomatisch vom ERP System vorgenommen werden können, unterstützen dich dabei. Darüber hinaus erkennst du rechtzeitig, wenn Prozesse zu umständlich sind oder nicht mehr den Bedürfnissen entsprechen. Diese können in einem ERP System überarbeitet und optimiert werden.
3. Entlastung der Mitarbeiter
Ein nicht zu unterschätzender Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist die Entlastung der Mitarbeiter. Gerade im Handel kommt es durch manuelle oder unzureichende Prozessabläufe schnell zu einem Mangel an Übersichtlichkeit und Mehrarbeit. So kann es sein, dass der Verkauf nicht ausreichend darüber informiert ist, was im Lager noch vorrätig ist. Bestandslisten werden aufwändig manuell geführt und die Einlagerung erfolgt ohne Laufwegsoptimierung. In einem Warenwirtschaftssystem sehen deine Mitarbeiter beispielsweise auf einen Blick, wo sich welcher Artikel befindet und wie viele noch auf Vorrat sind. Ein ERP System spart somit viel Zeit, die deine Mitarbeiter wiederum an anderer Stelle sinnvoller einsetzen können.
4. Zeitersparnis durch Automatisierung der Kernprozesse
Geschwindigkeit ist ein entscheidender Vorteil im Handel. Während in den letzten Jahren der Warenumsatz enorm zunahm, wurden gleichzeitig die Lieferzeiten deutlich reduziert. Für den Handel bedeutet das: immer mehr Waren und Datenmengen müssen in immer kürzerer Zeit verarbeitet werden. Dabei werden passgenaue ERP Systeme zum Game Changer im Handel. Durch die Automatisierung der Prozesse werden Arbeitsabläufe nicht nur vereinfacht, sondern auch nachhaltig beschleunigt. Das gilt für sämtliche Unternehmensbereiche, von der Lagerverwaltung bis zum Einkauf.
Automatisierter Wareneingang und Wareneinlagerung
Im Zuge des Wareneingangs und der Wareneinlagerung werden bereits die Weichen gestellt für eine möglichst effiziente Kommissionierung. Durch die Automatisierung dieser Prozesse ist der Eingang und die Einlagerung bestmöglich optimiert: Mit Hilfe eines passgenauen ERP Systems wird der Wareneingang scannergestützt vorgenommen. Dabei werden alle Bestände im Zuge der Wareneingangsprüfung erfasst. Das ERP System unterscheidet beim Wareneingang außerdem, ob die angelieferte Ware eingelagert wird oder auftragsbezogen direkt versendet werden kann.
Nach dem Wareneingang erfolgt die Wareneinlagerung in ein chaotisches oder statisches Lagersystem. Abhängig von der jeweiligen Ware, können entweder Einlagerungslisten erstellt werden, oder aber die Mitarbeiter legen Artikel auf freie Lagerplätze ab und dokumentieren die Lagerumbuchungen mithilfe eines MDE-Geräts.
Darüber hinaus lassen sich z.B. auch Eingangsrechnungen von Lieferanten automatisiert einlesen, verarbeiten und in einem Dokumentenmanagementsystem revisionssicher ablegen.
Kommissionierung und Verkaufsoptimierung
Ein erfolgreicher Handel lebt von Geschwindigkeit. Kunden erwarten, dass ihre Bestellungen so schnell wie möglich eintreffen. Um dies auch bei hohem Bestellaufkommen zum Beispiel im Weihnachtsgeschäft zu gewährleisten, ist eine Automatisierung der Verkaufsprozessen hilfreich, zum Beispiel beim Übertrag von Bestellungen aus dem eShop in die Warenwirtschaft, bei der Prüfung von Zahlungseingängen sowie bei der Auftragsabwicklung und Kommissionierung. Warenwirtschaftssysteme geben die Prozesse vor und halten durch Kontrollmechanismen wie z.B. dem Scan bei der Kommissionierung oder auch Verfahren wie Pick-by-Light die Fehlerquote beim Versand gering.
Die Kommissionierung selbst kann dann z.B. anhand von laufwegsoptimierten Picklisten erfolgen, die das ERP System automatisiert zusammenstellt. Dabei spielen die Maße und das Gewicht der Ware genauso eine Rolle wie die Anzahl der Artikel pro Bestellung. An den Packtischen wird die kommissionierte Ware auftragsbezogen zusammengepackt und gescannt. Dabei wird automatisch ein Versandetikett erzeugt und die Rechnung zusätzlich per E-Mail an den Kunden verschickt.
Je nach Sortiment kann auch eine Vollautomatisierung hilfreich sein, zum Beispiel mithilfe eines automatischen robotergestützten Lagersystems mit ERP Anbindung wie Storojet oder einem automatisierten, staplergestützten Hochregallager.
Automatisierte Prozesse im Einkauf
Immer ausreichend Bestand auf Lager haben, aber zugleich so wenig wie möglich – das ist eine der großen Herausforderungen im Handel. Wer hier mit manuell gepflegten Listen arbeitet, kann nicht nur schnell den Überblick verlieren, sondern auch sehr viel Zeit. Automatisierte Warenwirtschaftssysteme hingegen unterstützen den Handel mit beispielsweise Bestellvorschlägen. Diese basieren auf Prognoseverfahren, bei denen das ERP System automatisch anhand von Verkaufszahlen und Sicherheitsbeständen ermittelt, wie viel Ware jeweils in einem bestimmten Zeitraum nachbestellt werden soll. Darüber hinaus warnt das System, wenn eine größere Lieferung eine vorzeitige Nachbestellung erforderlich macht.
Fazit: Automatisierung als Vorteil – Wachstumschancen im Handel durch ERP Systeme
ERP Systeme sorgen für mehr Transparenz, mehr Effizienz und schnellere Prozesse – und bieten damit große Wachstumsvorteile für deinen Handel. Vorher gebundene Ressourcen im Unternehmen werden frei und können anders und vor allem deutlich produktiver genutzt werden. Das kommt dem Umsatz und letztendlich dem Erfolg zugute. Gerade für kleinere und mittelständische Handelsunternehmen mit Wachstumspotential bergen ERP Systeme also große Vorteile und Chancen.
