Die Entscheidung ist gefallen: dein Unternehmen braucht eine neue ERP Software, denn das bisherige System kann die täglichen Anforderungen nicht mehr erfüllen. So weit, so gut – doch was genau gilt es bei der ERP Auswahl zu beachten, um unter all den zahlreichen Anbietern den richtigen für dein Unternehmen zu finden? Die folgenden 9 Schritte helfen dir dabei – egal, ob es sich um ein eCommerce ERP oder eine Lösung für Servicemanagement handelt.
1. Schritt: Eine realistische Zeitplanung
Bevor du überhaupt mit der aktiven Suche nach einem neuen ERP System beginnst, plane von Anfang an genügend Zeit ein – und zwar für jeden einzelnen Schritt. So vermeidest du unnötigen Stress und es entsteht weniger Druck auf die Mitarbeiter. Das erhöht bereits im Vorfeld die Akzeptanz für die neue Software und trägt allgemein zu einem besseren Gelingen bei.
Wie lange die Auswahl eines ERP Systems dauert, hängt von mehreren individuellen Faktoren ab. Schließlich hat jedes Unternehmen eigene Voraussetzungen, Ansprüche und Problemstellungen, die bei der Auswahl eines ERP Systems von entscheidender Bedeutung sind. Mit der richtigen Vorbereitung kannst du allerdings eine realistische Einschätzung vornehmen. Grundsätzlich ist es bei der Zeitplanung sehr hilfreich, den Gesamtprozess in kleinere Zwischenziele zu unterteilen. Eine gute Zeitplanung ist die halbe Miete.
2. Schritt: Die Auswahl des Teams
Mit dem richtigen Team ist viel gewonnen. Vorteilhaft ist es natürlich, wenn die mit der Auswahl betrauten Mitarbeiter bereits über gewisse Vorkenntnisse im IT-Bereich verfügen oder zumindest grundlegendes Interesse daran herrscht. Wichtig ist generell, dass den Mitgliedern des Teams ausreichend Zeit für das Projekt „ERP System“ eingeräumt wird. Andernfalls kann es schnell zu Mehrbelastungen und Frust kommen.
Konkret lautet die Devise: wer im ERP Team mitarbeitet, hat weniger Zeit für andere Tätigkeiten, die im Unternehmen anfallen. Wenn du das bei der Aufgabenverteilung im Team berücksichtigst, schaffst du die richtigen Voraussetzungen für entspanntere Arbeitsbedingungen und eine erfolgreiche ERP Auswahl.
3. Schritt: Identifizierung aller relevanten Unternehmensprozesse
Wie gut ein ERP System am Ende tatsächlich funktioniert, steht und fällt mit der Kenntnis der Prozesse. Ein ERP System bietet die große Chance, Abläufe zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. Damit das gelingt, muss die Software zu deinem Unternehmen passen.
Lege deshalb vor der Auswahl deines ERP Systems genau fest, welche Unternehmensprozesse abgebildet werden sollen. Untersuche und beschreibe sie dabei so exakt wie möglich. Dazu gehört auch die Ausarbeitung der aktuellen Herausforderungen und Probleme, die es zu beseitigen gilt. An welchen Stellen hakt es, welche Abläufe sollen optimiert werden?
4. Schritt: Leistungsumfang der neuen Software
Nachdem du die Unternehmensprozesse beschrieben und die Problemstellen analysiert hast, kannst du die Anforderungen an die neue Software deutlich präziser benennen. Ziel ist es, mit der Einführung des neuen ERP Systems die bisherige Produktivität zu verbessern – und zwar in allen betroffenen Bereichen und Abteilungen.
Am besten holst du die Mitarbeiter bereits vor der Auswahl des neuen ERP Systems mit ins Boot. So findest du zum einen heraus, an welchen Stellen es Verbesserungspotenzial gibt und zum anderen steigt die Chance, dass die Mitarbeiter das neue System auch akzeptieren. Denn nicht immer werden bei der Einführung einer neuen ERP Software alle Prozesse beschleunigt. Unter Umständen kann es vorkommen, dass ein Teilprozess sogar etwas umständlicher ist als vor der ERP Umstellung. Entscheidend ist aber, dass am Ende gilt: die Gesamtproduktivität wird durch das neue ERP System deutlich erhöht.
5. Schritt: Anlegen eines Lastenheftes
Für die Auswahl ist es hilfreich, deine Anforderungen schriftlich darzustellen, zum Beispiel in Form eines Lastenheftes. Darin wird vermerkt, welche Funktionen die neue ERP Software unbedingt können muss und welche sinnvoll, aber nicht zwingend notwendig sind.
Eine solche Priorisierung ist wichtig, denn sie hilft beim Vergleich der einzelnen ERP Systeme, die zur Auswahl stehen. Das Lastenheft sollte allerdings auch nicht zu umfangreich und damit unübersichtlich werden; mehrere hundert Fragen sind definitiv zu viel. Beschränke dich lieber auf weniger Punkte und arbeite diese dafür präziser aus. Auf diese Weise fällt auch die Bewertung der Antworten leichter.
6. Schritt: Vorauswahl der potentiellen ERP Anbieter
Die Auswahl der richtigen ERP Software kann sich mitunter anfühlen wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Die Zahl der ERP Anbieter ist groß und scheint auf den ersten Blick sehr unübersichtlich – aber keine Panik: Wenn du dich mit Hilfe der oben genannten Schritte vorbereitet hast, fällt es deutlich leichter, eine geeignete Vorauswahl zu treffen.
Zur Suche eignen sich die gängigen Suchmaschinen im Internet oder Online Vergleichsportale für ERP Systeme. Auch Social Media Kanäle wie LinkedIn oder Xing bieten sich vermehrt für die Anbieterrecherche an. Mit Hilfe des Lastenheftes sowie in Telefonaten mit den Anbietern kannst du potentielle ERP Systeme vergleichen. In die engere Auswahl kommen nur solche, die alle zwingend notwendigen Anforderungen erfüllen. Empfehlenswert ist eine Anzahl von acht, maximal zehn Anbietern.
7. Schritt: Einbinden der Geschäftsführung bzw. der Entscheider
Viele Stunden Arbeit sind nun in die Identifizierung der Unternehmensprozesse geflossen, die Mitarbeiter wurden befragt, ein Lastenheft angelegt, ERP Anbieter recherchiert, eine Auswahl getroffen – aber die Geschäftsführung ist mit dem Ergebnis nicht zufrieden und erteilt eine Absage? Das wäre natürlich ziemlich ärgerlich, ist zum Glück allerdings auch vermeidbar.
Wenn die finale Entscheidung über die Auswahl eines ERP Systems nicht bei dir, sondern deinem Geschäftsführer liegt, sollte dieser von Anfang an am Auswahlprozess beteiligt werden und gegebenenfalls Zeit für regelmäßige Updates und Zwischenbesprechungen einplanen. Ein ERP Projekt kann nur gelingen, wenn die Geschäftsführung voll und ganz dahinter steht. So ist gewährleistet, dass das favorisierte System der Mitarbeiter auch tatsächlich den Ansprüchen der Geschäftsführung genügt und die Einführung erfolgreich ist. Insbesondere eine Teilnahme an den Präsentationen der favorisierten Anbieter ist empfehlenswert.
8. Schritt: Präsentationen der ERP Anbieter
Die Präsentationen der ERP Anbieter sind eine große Chance, um das jeweilige System ausführlicher kennenzulernen. Du erfährst, wie die Software genau aufgebaut ist und wie sie angewendet wird.
Dabei ist es sehr hilfreich, dem Anbieter eine bestimmte Aufgabe für seine Präsentation zu stellen. So erhältst du nicht nur einen allgemeinen Einblick in die Software, sondern siehst konkret, wie deine Abläufe und Prozesse in diesem ERP System dargestellt werden könnten. Auf diese Weise erkennst du schneller, wo mögliche Lücken sind und ob die Handhabung für dein Unternehmen passt. Es lohnt sich, die zukünftige Software vorab genauer kennenzulernen, schließlich soll sie dein Unternehmen viele Jahre begleiten. Nimm dir daher unbedingt ausreichend Zeit für diesen wichtigen Schritt.
9. Schritt: Bewertungskriterien für die Auswahl
Jetzt wird es ernst: Welches ERP System passt nun am besten zu deinem Unternehmen? Nicht immer ist das auf den ersten Blick ersichtlich. Wenn du vorab einige Bewertungskriterien festlegst, hilft dir das bei der Entscheidungsfindung.
An erster Stelle steht natürlich die Frage, welche Software am genauesten deine Ansprüche erfüllt – von den notwendigen Funktionen bis hin zur Handhabung. Und: hat die Software das Potential, auch zukünftige Herausforderungen zu bewältigen? Auch die Kosten für Lizenzen und die Einführung spielt eine große Rolle, insbesondere dann, wenn zusätzliche Funktionen entwickelt werden sollen. Zusätzlich kann es sehr hilfreich sein, Referenzkunden der Anbieter zum Vergleich heranzuziehen oder vorab zusätzliche Anbieterworkshops zu buchen. Wichtig ist außerdem, welchem ERP Anbieter das meiste Vertrauen entgegengebracht wird. Stimmt die Chemie zwischen dir und deinem Anbieter, ist die Zusammenarbeit deutlich angenehmer, leichter und somit erfolgsversprechender.
Fazit: Eine gute Vorbereitung lohnt sich immer. Dadurch steigt nicht nur die Chance, das richtige ERP System zu finden – eine fundierte Vorarbeit ebnet auch den Weg für eine erfolgreiche Implementierung.
