Projektarbeit fällt dann an, wenn in Teamarbeit ein einmaliges Vorhaben durchgeführt werden soll, dass zeitlich begrenzt ist und für das nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine hohe Zahl an Projekten schafft es nicht, diese Anforderungen zu erfüllen. Entweder werden die Projekte nicht im festgelegten Zeitrahmen fertiggestellt. Oder das geplante Kostenbudget wird überschritten. Oft scheitern Projekte auch in Bezug auf die Qualitätsanforderungen. Erfolgreiches Projektmanagement ist jedoch kein Hexenwerk, sondern die Symbiose aus motivierten Mitarbeitern, nachhaltigem Projektcontrolling sowie einer gut geplanten Organisations- und Kommunikationsstruktur. Die folgende Checkliste zeigt, welche Punkte für ein erfolgreiches Projektmanagement unverzichtbar sind.
Checkliste für erfolgreiches Projektmanagement
1. Klare Zieldefinition
Ziele müssen klar definiert und messbar sein. Dies ermöglicht eine eindeutige und sichere Planung.
2. Ausreichende Budgetierung
Richten Sie von Anfang an Kostenbudgets ein und behalten Sie Projektkosten und Wirtschaftlichkeit stets im Blick.
3. Standardisiertes Krisenmanagement
Projekte müssen nachhaltig geplant werden. Dazu gehört es, Pufferzeiten einzurechnen und von Anfang an Regelkreise mit Fallbacklösungen zu entwickeln. So sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet.
4. Umfassende Analyse der Ist-Situation
Eine genaue Analyse der IST-Situation ist als Ausgangsbasis für Bestand und Bedarf zwingend notwendig.
5. Projektcontrolling
Wichtig ist ein systematisches Vorgehen, das Kontrollieren von Meilensteinen und Soll-Ist-Vergleiche. Behalten Sie den Durchblick und greifen Sie proaktiv ein, bevor Probleme auftreten.
6. Durchdachtes Teambuilding
Das Projekt steht und fällt mit dem Personal. Wählen Sie die Projektmitarbeiter unter Berücksichtigung der Anforderungen, Möglichkeiten und Wirtschaftlichkeit aus. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter gut zusammenarbeiten können.
7. Klare Verantwortungsstruktur
Definieren Sie von Anfang an Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten aller Beteiligten. Dadurch vermeiden Sie Streitereien und diffuse Zuständigkeiten.
8. Zielorientierte Kommunikation
Regelmäßige Treffen, Wiedervorlagen mit Aufgaben und das Festlegen von Alpha- und Beta-Decision-Teams sind wichtig für eine zielorientierte Projektkommunikation.
9. Richtige Dokumentation
Eine Dokumentation von allen Einzelheiten führt zu nichts. Wichtig: der Blick fürs Wesentliche. Behalten Sie den Überblick, ohne sich mit Kleinigkeiten aufzuhalten. Dabei unterstützt Sie ein Dokumentenmanagement-System.
10. Treffen nachbereiten
Lassen Sie Treffen protokollieren und Verantwortlichkeiten aufschreiben. Halten Sie diese beim nächsten Treffen nach. So kennen Ihre Mitarbeiter stets den aktuellen Projektstand und ihre Verantwortlichkeiten. Dabei hilft Ihnen ein Ticket System.
11. Aktive Teamführung
Bei Differenzen im Team ist es wichtig, individuelle und klärende Gespräche zu führen, um Konflikte zu vermeiden.
12. Regelmäßiges Feedback an die Projektmitarbeiter
Regelmäßiges Feedback an die einzelnen Projektmitarbeiter ist essentiell. Berücksichtigen Sie dabei sowohl Fort- als auch Rückschritte und insbesondere drohende Probleme.
13. Projektmanagementsoftware
Die richtige Projektmanagement Software hilft mit Funktionen wie Soll-Ist-Vergleiche, Effizienzanalysen und Projekt-Nachkalkulationen dabei, die Projekte zu steuern.
14. Loben und Erfolge feiern
Feiern Sie erreichte Meilensteinen und Projektabschlüsse – das trägt zu einem guten Betriebsklima bei.
15. Probleme im Vorfeld erkennen und vermeiden
Reagieren Sie bei Projektabweichungen so schnell wie möglich und vermeiden Sie Eskalationen. Dabei hilft Ihnen eine Projektcontrolling-Software.
Der Checkliste liegt die lange Erfahrung der Vepos GmbH & Co. KG im Projektgeschäft zugrunde. „Erfolgreiches Projektmanagement ist für den Unternehmenserfolg ein sehr wichtiger Faktor. Es ist uns ein Anliegen, Unternehmen dabei zu unterstützen“, erläutert Jörg Lehmeier, der Geschäftsführer des Unternehmens.
